SYGNALIŚCI - ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane w następujący sposób:

• pocztą elektroniczną na adres: sygnalista@powiat.kedzierzyn-kozle.pl
• za pośrednictwem operatora pocztowego na adres : Zespół ds. Naruszeń Prawa Starostwa Powiatowego w Kędzierzynie-Koźlu, 47-220 Kędzierzyn-Koźle, Plac Wolności 13 z dopiskiem "Zgłoszenie zewnętrzne do rąk własnych Zespołu).
• Uwaga: zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane

Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Sygnaliście przysługuje ochrona o której mowa w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów już od chwili dokonania zgłoszenia o ile:

• miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywana przez niego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa, działa w dobrej wierze,
• zgłaszane przez sygnalistę naruszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (informacja w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub w ramach innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, w którym pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa).

• -korupcja

  -zamówienia publiczne

  -usługi,produkty i rynki finansowe

  -przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu

  -bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami

  -bezpieczeństwo transportu

  -ochrona środowiska

  -ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe

  -bezpieczeństwo żywności i pasz

  -zdrowie i dobrostan zwierząt

  -zdrowie publiczne

  -ochrona konsumentów

  -ochrona prywatności i danych osobowych

  -bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych

  -interesy finansowe Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej

  -rynek wewnętrzny Unii Europejskiej , w tym publicznoprawne zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych

  -konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ww. punktach.

Tryb postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi:

Po wpłynięciu zgłoszenia naruszenia prawa upoważniony pracownik Zespołu ds.Naruszeń Prawa  potwierdza przyjęcie zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpi z odmiennym wnioskiem w tym zakresie (informacja taka nie zostanie przekazana jeśli wystąpią uzasadnione podstawy by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty).

Następnie zespół jest upoważniony do:

• weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Zarządu Powiatu Kędzierzyńsko-Kozielskiego  , a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
• rozpatrzeniu zgłoszenia zewnętrznego w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Zarządu Powiatu Kędzierzyńsko-Kozielskiego  ,
• dalszej komunikacji z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje,przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

W przypadku gdy zgłoszenie naruszenia prawa zostało skierowane do organu niewłaściwego zostanie ono przekazane do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Jeżeli informacja nie jest informacją o naruszeniu prawa (nie dotyczy jednej z dziedzin wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów) to zgłoszenie będzie pozostawione bez rozpoznania.

Termin przekazania informacji zwrotnej:

Zespół ds. Naruszeń Prawa przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy  od dnia   przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy. Informacja ta zostanie przekazana na adres do kontaktu podany przez sygnalistę.

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:

Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych  posiadają odpowiednie upoważnienia a także zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych zarówno w okresie wykonywania powierzonych obowiązków w ramach stosunku pracy, jak i po ustaniu stosunku pracy.

Ponadto również świadkowie, biegli i inne osoby uczestniczące w postępowaniu zobowiązani zostaną do zachowania poufności o wszelkich okolicznościach i danych w tym osobowych uzyskanych w związku uczestniczeniem w postępowaniu zainicjowanym zgłoszeniem zewnętrznym.

Zasady przetwarzania danych osobowych:

Ochrona poufności:

Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione.

Zgoda na ujawnienie tożsamości:

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO. lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

Wyjątek dotyczący zgody:

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Niezbędność i minimalizacja:

Podmiot publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Przechowywanie i usuwanie danych:

Podmiot prawny przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu:

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że  sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych:

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że  sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Przechowywanie danych osobowych w zakresie zgłoszeń zewnętrznych:

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

Zasady ochrony danych osobowych:

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
• adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

Realizacja obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty:

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty :

W związku z otrzymanym zgłoszeniem naruszenia przepisów prawa, wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Powiatu Kędzierzyńsko-Kozielskiego  z siedzibą w Kędzierzynie-Koźlu  przy
   Plac Wolności 13. Może się Pani/Pan kontaktować z nim listownie na adres: Plac Wolności 13, 47-220 Kędzierzyn-Koźle.
2. W sprawach związanych z Pani/Pana danymi osobowymi można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, w następujący sposób - listownie na adres: Plac Wolności 13, 47-220 Kędzierzyn-Koźle  lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: k.ksieski@powiat.kedzierzyn-kozle.pl
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa, przekazywania informacji zwrotnych oraz podejmowania działań następczych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącegona Administratorze, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z przepisami Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
   Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii będą one przetwarzane w związku z niezbędnością, ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa, w oparciu o postanowienia art. 9 ust. 2 lit. g RODO.
   W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację będą one przetwarzane w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę na postawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, niemniej jednak nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
4. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą.
5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia tożsamości sygnalisty: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
6. Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Odbiorcami mogą być również podmioty wspierające Administratora w realizacji zadań, w tym zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych systemów informatycznych (m. in. poczta elektroniczna). Ponadto odbiorcą może być operator pocztowy jeżeli w zgłoszeniu zostanie podany adres do korespondencji tradycyjnej.
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Posiada Pani/Pan prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania).
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy prawa, na adres: Prezes Urzędu Danych Osobowych Ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
11. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego w rozumieniu RODO.
12. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

Charakter działań następczych

 Działania następcze podejmowane są przez Zespół ds. Naruszeń Prawa Starostwa Powiatowego w Kędzierzynie-Koźlu po wpłynięciu zewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa , który upoważniony jest do podejmowania działań następczych.  Zespół rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Zarządu Powiatu Kędzierzyńsko-Kozielskiego , ocenia ich prawdziwość. Działania następcze to również wszczęcie kontroli bądź postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa.

Środki ochrony prawnej i procedury ochrony przed działaniami odwetowymi, dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym RP „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego , lub prawo do zadośćuczynienia.

Osoba rozważająca dokonania zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego u osoby upoważnionej do przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa w Starostwie Powiatowym w Kędzierzynie-Koźlu.

Warunki ochrony sygnalisty przed odpowiedzialnością

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów. Warunkiem koniecznym uzyskania ochrony jest dobra wiara sygnalisty, zatem sygnalista musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że takie zgłoszenie jest niezbędne do tego, żeby ujawnić naruszenie prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych  podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych

Zgłoszenia zewnętrznego sygnalista może dokonać bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego, natomiast zalecane jest aby sygnalista w pierwszej kolejności skorzystał z procedury zgłoszeń wewnętrznych w podmiocie prawnym.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich , al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa