Wydział Organizacyjny

Sekretarz Powiatu, Kierownik Wydziału

tel. 77 40 52 729 (pokój 17, I piętro)

Beata Malajka

Sekretariat Starosty i Wicestarosty

tel. 77 40 52 720 (pokój 24, I piętro)

Kancelaria ogólna Starostwa

tel. 77 40 52 730 (pokój 27, I piętro)

Małgorzata Jakubiec

Nieodpłatna pomoc prawna, archiwum Starostwa

tel. 77 40 52 750 (pokój 26, I piętro)

Obsługa administracyjna Zarządu

tel. 77 40 52 727 (pokój 16, I piętro)

Obsługa Rady Powiatu i jej Komisji

tel. 77 40 52 739 (pokój 14, I piętro)

Anna Kramarz

Obsługa organizacyjna

tel. 77 40 52 749 (pokój 18, I piętro)

Dorota Behr

Obsługa informatyczna Starostwa

tel.77 40 52 725 (pokój 33, II piętro)

Łukasz Grabowski

Piotr Łazaj

Wydział Organizacyjny

1. Wydziałem Organizacyjnym kieruje Sekretarz, będący jednocześnie kierownikiem Wydziału Organizacyjnego, przy pomocy jednego zastępcy.
2. Do podstawowych zadań Wydziału należy:

1. W zakresie zapewnienia organizacji i funkcjonowania Starostwa:

1. opracowywanie i aktualizowanie projektów wewnętrznych aktów prawnych niezbędnych do funkcjonowania Starostwa, w tym Regulaminu Organizacyjnego oraz kontrolowanie przestrzegania ich zapisów,
2. koordynowanie przygotowywania projektów uchwał, materiałów, sprawozdań, analiz
   i informacji na sesje Rady, posiedzenia komisji Rady, posiedzenia Zarządu, dla potrzeb Starosty oraz organów nadzoru,
3. podejmowanie działań usprawniających organizację pracy Starostwa oraz wdrażanie nowych metod i technik zarządzania,
4. prowadzenie centralnego rejestru zarządzeń Starosty,
5. prowadzenie rejestrów oraz zbiorów umów i porozumień zawieranych przez Powiat, w tym z organami administracji państwowej lub samorządowej oraz w zakresie realizacji zadań powiatu,
6. prowadzenie w SOD365 rejestru kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Starostwie,
7. prowadzenie w SOD365 rejestru wniosków o udostępnienie lub przetworzenie informacji publicznej kierowanych do Starostwa oraz nadzorowanie udzielania odpowiedzi na wnioski przez komórki merytoryczne,
8. prowadzenie ewidencji skarg i wniosków wpływających do Starostwa oraz przekazywanie ich komórkom organizacyjnym lub innym jednostkom do załatwiania według właściwości,
9. prowadzenie innych ewidencji, rejestrów i zbiorów niezastrzeżonych do właściwości pozostałych komórek organizacyjnych, wymaganych przepisami prawa,
10. koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków oraz obsługa przyjęć interesantów w sprawach skarg, wniosków oraz interwencji kierowanych do Starosty i Wicestarosty,
11. koordynowanie prac związanych z realizacją działalności lobbingowej,
12. koordynowanie prac związanych z realizacją petycji,
13. koordynowanie systemu kontroli zarządczej,
14. prowadzenie archiwum zakładowego,
15. prowadzenie spraw związanych z podziałem administracyjnym Powiatu,
16. wykonywanie zadań związanych z wyborami.

2. W zakresie prowadzenia kancelarii ogólnej Starostwa:

1. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji w formie tradycyjnej i elektronicznej; ewidencja poczty przychodzącej i wychodzącej w SOD365,
2. obsługa systemu Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej,
3. bieżąca obsługa centrali telefonicznej Starostwa w zakresie łączenia rozmów; udzielanie informacji.

3. W zakresie obsługi Sekretariatu Starosty i Wicestarosty:

1. prowadzenie Sekretariatu Starosty i Wicestarosty, w tym kalendarza spotkań,
2. bieżąca obsługa spotkań z udziałem Starosty i Wicestarosty,
3. organizacja i obsługa przyjęć interesantów.

4. W zakresie obsługi administracyjnej Zarządu:

1. obsługa organizacyjna i protokolarna posiedzeń Zarządu, przekazywanie ustaleń z Zarządu do realizacji według właściwości, a także sprawowanie nadzoru nad ich wykonaniem,
2. koordynowanie przygotowywania uchwał Zarządu,
3. prowadzenie elektronicznego rejestru uchwał Zarządu oraz przekazywanie ich do realizacji właściwym adresatom,
4. prowadzenie rejestru decyzji, postanowień Zarządu,
5. prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Zarządu, w tym do wydawania decyzji administracyjnych.

5. W zakresie obsługi Rady i jej komisji:

1. gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych do pracy Rady i komisji,
2. koordynowanie przygotowywania uchwał Rady,
3. przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady i komisji,
4. protokołowanie obrad Rady i komisji,
5. prowadzenie rejestrów:
   • uchwał Rady,
   • uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Rady,
   • interpelacji, wniosków i zapytań radnych,
6. przekazywanie do realizacji: uchwał Rady, wniosków komisji, interpelacji, wniosków i zapytań radnych, skarg i wniosków wpływających do Rady, Zarządowi, Staroście lub właściwym jednostkom/komórkom organizacyjnym – według kompetencji oraz czuwanie nad terminowym ich załatwianiem,
7. koordynowanie przygotowywania odpowiedzi na interpelacje radnych,
8. przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady,
9. udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego,
10. prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego oraz przekazywanie aktów prawa miejscowego obowiązującego na obszarze Powiatu, stanowionych przez Radę, do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Opolskiego.

6. W zakresie obsługi informatycznej:

1. modernizacja infrastruktury teleinformatycznej Starostwa,
2. zapewnienie ciągłości funkcjonowania infrastruktury teleinformatycznej Starostwa,
3. kontrola oraz administrowanie infrastruktury teleinformatycznej Starostwa
4. współuczestniczenie w dokonywaniu zakupów (przygotowanie specyfikacji do przetargów) sprzętu teleinformatycznego oraz oprogramowania dla Starostwa,
5. zapewnienie bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego Starostwa w zakresie:
   • ochrony przed złośliwym oprogramowaniem,
   • bezpiecznej konfiguracji zasobów sieciowych,
   • dostępu do internetu,
   • wirtualnych sieci prywatnych (VPN),
   • wykonywania, testowania oraz zabezpieczania kopii baz danych,
   • aktualizacji wszystkich systemów mających wpływ na bezpieczeństwo infrastruktury teleinformatycznej Starostwa (oprogramowania dziedzinowe, systemu operacyjne, systemy wspomagające, firmware itp.),
   • kontrola/zarządzanie oprogramowaniem zainstalowanym na komputerach pracowników,
   • kontrola/zarządzanie dostępu do zasobów sieciowych (dyski sieciowe, www, drukarki itp.) oraz pamięci masowych (USB itp.),
6. zapewnienie fizycznego bezpieczeństwa zasobów teleinformatycznych (komputerów, serwerów, systemów wspomagających itp.) Starostwa poprzez:
   • zarządzanie systemem kontroli dostępów w pomieszczeniach, gwarantujących ciągłość działania infrastruktury teleinformatycznej oraz jego rozbudowa,
   • zarządzanie systemem kontroli warunków panujących w pomieszczeniach, gwarantujących ciągłość działania infrastruktury teleinformatycznej oraz jego rozbudowa,
   • zarządzanie systemem monitoringu w budynkach Starostwa oraz jego rozbudowa,
   • wskazywanie pracownikom Starostwa miejsca podłączenia zasobów niezbędnych do wykonywania codziennej pracy (komputer, monitor, drukarka, telefon itp.),
7. prowadzenie podstawowych prac serwisowych oraz przeprowadzanie konserwacji sprzętu komputerowego,
8. zarządzanie oprogramowaniem oraz nadzór nad przestrzeganiem prawa autorskiego, licencji i ochrony danych osobowych,
9. kontrola oraz nadzór nad dostępem do sieci LAN/WAN, VPN oraz do systemów dziedzinowych,
10. nadzór w zakresie administracyjnym nad oficjalną stroną internetową Starostwa oraz Biuletynem Informacji Publicznej,
11. administrowanie systemem EPUAP - Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej,
12. publikowanie aktów prawnych w Dzienniku Urzędowym Województwo Opolskiego,
13. administrowanie systemem kont pocztowych pracowników i radnych, w tym dokonywanie odpowiednich przekierowań w przypadku zastępstw lub nieobecności pracowników,
14. wspomaganie w tworzeniu i wysyłaniu elektronicznych sprawozdań do GUS, RIO, Urzędu Skarbowego (MF), ZUS.

7. W zakresie nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej:

1. powierzanie punktów do prowadzenia adwokatom i radcom prawnym w celu udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oraz organizacjom pozarządowym prowadzącym działalność pożytku publicznego w celu udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego,
2. ustalanie zasad współpracy z gminami na terenie powiatu w sprawie tworzenia punktów nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego,
3. współpraca z okręgową radą adwokacką i okręgową izbą radców prawnych w sprawie określenia zasad udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej przez osoby upoważnione,
4. obsługa systemu teleinformatycznego do obsługi nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego,
5. kontrolowanie wykonania umowy przez adwokatów, radców prawnych, doradców obywatelskich i organizacje pozarządowe udzielających nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego w punktach na terenie powiatu,
6. analizowanie opinii osób uprawnionych o udzielonej pomocy prawnej,
7. sporządzanie i przekazywanie informacji zbiorczej o wykonaniu zadania nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego i edukacji prawnej na obszarze powiatu,
8. upowszechnianie wiedzy o działalności systemu nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego wśród mieszkańców powiatu,
9. sporządzanie, aktualizacja i udostępnianie listy jednostek nieodpłatnego poradnictwa dostępnego dla mieszkańców powiatu.